Was tun gegen Rechnungschaos

In Deutschland gelten mehr als 10 Prozent der Haushalte inzwischen als überschuldet. Heißt: Knapp sieben Millionen Bundesbürger haben – dies geht aus dem neuen Creditreform Schuldneratlas hervor – Probleme mit ihren Finanzen. Überschuldung kann ganz unterschiedliche Ursachen haben. Ein Jobverlust oder eine plötzliche schwere Krankheit sind nur zwei mögliche Beispiele. Teilweise wird die persönliche wirtschaftliche Leistungsfähigkeit einfach überschätzt. Letzteres ist etwa bei Jugendlichen zu beobachten. Ein Phänomen taucht im Alltag regelmäßig auf: Haushalte versinken im Rechnungschaos.

Davon sind nicht nur Haushalte betroffen, die bereits mit Schulden zu kämpfen haben. Auch Familien und Singles, die finanziell gut dastehen, verlieren mitunter den Überblick. Und es trifft nicht nur Privatpersonen. Teilweise herrscht auch in Unternehmen (gerade ohne eigene Buchhaltung) ein heilloses Durcheinander die Rechnungen betreffend. Es werden nicht nur eingehende Belege gar nicht oder falsch abgelegt. Teilweise stellen Firmen ihre Rechnungen immer noch nicht korrekt. Dabei ist es in Zeiten der Digitalisierung und SaaS (Software as a Service) mehr als einfach, Belege für ein- und ausgehende Rechnungen korrekt zu verbuchen und abzulegen.

Rechnungen

Abbildung 1: Rechnungen können sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmer sehr nervig sein – doch wie lassen sich diese vernünftig aufbewahren, ohne dass ein Chaos entsteht?

Privatpersonen: Ordnung dank Haushaltsbuch

Für Haushalte ist es vergleichsweise leicht, für Ordnung im Rechnungschaos zu sorgen. Der Grund: Im Gegensatz zu Unternehmen müssen Privatpersonen Rechnungen nicht über Jahre aufbewahren. Und Haushalte erhalten im Regelfall eine deutlich geringere Zahl an Rechnungen. Insofern eigentlich eine komfortable Situation. Dass Privatpersonen dennoch den Überblick verlieren, hängt auch mit modernen Zahlungsmitteln zusammen.

Wurde vor 40 Jahren noch vorwiegend mit Bargeld bezahlt, sind es heute:

  • Kreditkarten
  • Bank-/Debitkarten
  • ePayment-Services
  • Bezahlkarten/Bezahlchips

mit denen im Alltag Rechnungen oder Einkäufe bezahlt werden. Geld wird nur noch zu einer Zahl – dem Saldo des Girokontos. Damit geht das Gefühl fürs Geld ein Stück weit verloren. Hier mal fünf Euro, da mal 7,80 Euro – und schon läppern sich die kleinen und großen Ausgaben.

Um keine Überraschungen zu erleben, immer den Überblick zu behalten und das „Chaos“ zu beherrschen, empfiehlt sich das Haushaltsbuch. Auch wenn es auf den ersten Blick in die Jahre gekommen ist: Mit dessen Hilfe – natürlich in Form der modernen Adaption – lassen sich alle Einnahmen und Ausgaben verwalten. Geführt werden kann ein Haushaltsbuch nach unterschiedlichen Vorgaben. Gerade Apps bieten die Möglichkeit, Salden in Echtzeit zu ermitteln – und verhindern so, dass sich ein Haushalt übernimmt.

Tipp: Diverse Programme ermöglichen es, Ausgaben und Einnahmen (Einkommen, Mietzahlungen usw.) nicht nur manuell einzugeben. Inzwischen integriert ein Teil der Entwickler Schnittstellen, dank derer sich direkt eine Datenübernahme aus dem Online Banking bewerkstelligen lässt – was das Führen eines Haushaltsbuchs ungemein vereinfacht.

Unternehmer: IT-Unterstützung für konforme Rechnungen

Ordnung im Rechnungschaos entsteht bei Unternehmen auf zwei Wegen: Auf der einen Seite basiert die Buchhaltung natürlich aus einer ordentlichen und nachvollziehbaren Ablage der einzelnen Vorgänge. Auf der anderen Seite muss es an diesem Punkt um das ordnungsgemäße Stellen der Rechnungen gehen. Wie sehen Vorschriften in dieser Beziehung aus?

Hierfür gelten nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) explizit geregelte Formvorschriften. Diese umfassen folgende Angaben:

  • Datum (Ausstellung) der Rechnung
  • Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsnummer
  • Bezeichnung der gelieferten Gegenstände/Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung
  • vereinbarte Minderungen der Rechnungssumme
  • nach Steuersätzen ausgewiesene Rechnungssumme.

Bezüglich der Rechnungsnummer ist darauf zu achten, dass diese fortlaufend ist. Wie diese Anforderung um Detail umgesetzt wird bleibt dem Unternehmen überlassen. Minderungen, welche auszuweisen sind, können beispielsweise Skonti sein. Diese werden heute genutzt, um dem Rechnungsempfänger einen Anreiz für das schnelle Begleichen der Verbindlichkeit zu bieten.

Hinweis: Eine konkrete Fälligkeit muss nicht Bestandteil einer ordentlichen Rechnung sein. Allerdings ist es zu empfehlen, diese – als konkret benanntes Datum – einzubinden. Auf diese Weise entsteht nach dem BGB mit Ablauf des Datums automatisch Verzug (auch ohne separate Mahnung).

Gerade in Unternehmen, die in größerer Zahl Rechnungen an Geschäfts- und Privatkunden stellen, ist IT in der Buchhaltung empfehlenswert. Einmal eingerichtete Software kann – mit korrekt angelegten Stammdaten – eine erhebliche Zeitersparnis durch die Automation realisieren. Hierfür kann auf den Erwerb einer Einzellizenz oder SaaS-Lösungen zurückgegriffen werden. Tipp: Teils sind die Funktionen der Software in der Buchhaltung so umfassend, dass sich selbst Steuervoranmeldungen o. Ä. aus der Software heraus erledigen lassen.

Als Unternehmer konsequent für Ordnung sorgen

Unternehmen unterliegen in Deutschland spezifischen Pflichten was die „Ordnung“ in den Unterlagen betrifft. Beispiel: Sowohl das Steuerrecht als auch das Handelsgesetzbuch schreiben Unternehmen (unter bestimmten Voraussetzungen) vor, wie die Bücher zu führen sind. Besonders gilt dies für Kaufleute und Firmen, die gewisse Umsätze bzw. Gewinne pro Jahr erzielen. So sind Gewerbetreibende ab:

  • 000 Euro Jahresumsatz
  • 000 Euro Jahresgewinn

zur ordentlichen Buchführung und dem Ausfertigen der Jahresabschlüsse verpflichtet. Bei anderen Betrieben reicht es mitunter, einfach Gewinn und Verlust gegenüberzustellen.

Aus den Buchführungspflichten ergeben sich auch Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren für Rechnungen. Prinzipiell ist anzuraten, jede Rechnung (Ein- und Ausgangsrechnung) am Folgetag nach Datum/Leistungsbereich zu archivieren. Im Idealfall werden (elektronische) Kopien angefertigt. Hintergrund: Die Dokumente müssen auch nach 10 Jahren noch lesbar sein, was bei Ausdrucken auf beispielsweise Thermopapier schwierig ist. Im Idealfall lässt sich bereits angesprochene Software aus der Buchhaltung für diesen Zweck einsetzen.

Fazit: Mit einfachen Tipps dem Rechnungschaos vorbeugen

Rechnungen, die sich stapeln oder falsch abgelegt werden, sind ein Problem – für Haushalte und Unternehmen. Für diese ist das Rechnungschaos ein besonderes Risiko, da Firmen vom Gesetzgeber mitunter sehr spezifische Pflichten hinsichtlich der Buchführung auferlegt bekommen. Dabei lässt sich dem Chaos durchaus vorbeugen – wenn konsequent auf moderne Software gesetzt wird. Mit deren Hilfe behalten Firmen nicht nur den Überblick und können die wirtschaftliche Situation quasi auf Knopfdruck auswerten. Mit den richtigen Tools der Entwickler ist es sogar möglich, direkt aus der Buchhaltungssoftware Umsatzsteuervoranmeldungen oder Ähnliches ans Finanzamt zu schicken.

Abbildung: © cloudhoreca (CC0-Lizenz) / pixabay.com